Polityka prywatności

1. Zakres dokumentu i administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Velnora Health Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marszałkowskiej 84/92, 00-514 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000987412, NIP 5252847301. Dokument obejmuje przetwarzanie danych w związku z korzystaniem ze strony velnora.world, wypełnianiem formularza zamówienia, kontaktem telefonicznym potwierdzającym zamówienie oraz obsługą zapytań przesyłanych na adres [email protected]. Polityka nie obejmuje stron internetowych podmiotów trzecich, do których mogą prowadzić odnośniki zamieszczone na stronie. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się telefonicznie pod numerem +48 22 384 72 01 w godzinach Poniedziałek–Piątek 9:00–17:00.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W związku ze złożeniem zamówienia przetwarzamy imię i nazwisko, numer telefonu, adres dostawy oraz treść korespondencji prowadzonej w celu potwierdzenia zamówienia. Podczas rozmowy telefonicznej pracownik może odnotować dodatkowe informacje logistyczne, takie jak preferowane godziny doręczenia. W przypadku kontaktu mailowego przetwarzany jest adres e-mail oraz treść zgłoszenia, w tym ewentualne załączniki. Serwer, na którym utrzymywana jest strona, zapisuje również standardowe dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki i znacznik czasu żądania, wykorzystywane wyłącznie do celów bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej. Nie zbieramy danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO i nie oczekujemy ich przekazywania przez użytkowników w formularzu zamówienia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, co stanowi wykonanie umowy lub czynności podjęte przed jej zawarciem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane księgowe związane z transakcją przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości oraz Ordynacją podatkową. Odpowiadanie na zapytania przesyłane pocztą elektroniczną odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegającego na utrzymywaniu relacji z klientami. Jeżeli użytkownik wyraził dodatkową zgodę, na przykład na wykorzystanie plików cookies analitycznych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zgoda może być wycofana w każdym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Okresy przechowywania danych

Okresy przechowywania danych zależą od celu, w jakim zostały zebrane, i są ograniczone do niezbędnego minimum wynikającego z przepisów prawa lub uzasadnionego interesu administratora. Dokumentacja związana z zamówieniami, w tym dane niezbędne do rozliczeń podatkowych, jest przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z art. 70 Ordynacji podatkowej. Korespondencja e-mailowa niezwiązana z realizacją zamówienia jest przechowywana do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, o ile wcześniej nie zostanie usunięta na wniosek użytkownika. Dane techniczne zapisywane automatycznie przez serwer są przechowywane maksymalnie 90 dni. Poniższa tabela porządkuje wskazane okresy w jednym miejscu.

Kategoria danych	Okres przechowywania
Dane zamówienia i dokumentacja podatkowa	5 lat od końca roku podatkowego
Korespondencja e-mail i telefoniczna	do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu
Zgoda na cookies analityczne	do 13 miesięcy lub wycofania zgody
Logi techniczne serwera	do 90 dni

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany. W przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora można wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby. Zgodę na przetwarzanie danych, jeżeli została udzielona, można wycofać w każdym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądania można zgłaszać na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby spółki; odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące, o czym użytkownik zostanie poinformowany.

6. Podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora

Do realizacji zamówień oraz utrzymania strony korzystamy z usług zewnętrznych podmiotów, którym powierzamy dane na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych, o których mowa w art. 28 RODO. Dostawcami usług kurierskich odpowiedzialnymi za doręczenie przesyłek są InPost S.A., DPD Polska Sp. z o.o. oraz Poczta Polska S.A., którym przekazujemy imię, nazwisko, adres i numer telefonu odbiorcy wyłącznie w celu dostarczenia przesyłki. Infrastruktura hostingowa strony jest utrzymywana przez Vercel Inc., a poczta elektroniczna obsługiwana jest za pomocą usługi Google Workspace świadczonej przez Google Ireland Limited. Dokumentacja księgowa jest prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe Bilans Warszawa s.c. na podstawie odrębnej umowy powierzenia. Każdy z wymienionych podmiotów zobowiązany jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

7. Pliki cookies wykorzystywane na stronie

Strona wykorzystuje pliki cookies opisane szczegółowo w Polityce cookies, dostępnej pod adresem cookie-policy.html. W skrócie, plik velnora_consent przechowuje wybór dokonany w banerze zgody przez 12 miesięcy, plik velnora_pref zapisuje preferencje interfejsu przez 12 miesięcy, a plik velnora_session działa wyłącznie do zamknięcia przeglądarki i jest niezbędny do prawidłowego działania formularza zamówienia. Po wyrażeniu odrębnej zgody może zostać ustawiony plik velnora_analytics przechowywany maksymalnie 13 miesięcy, wykorzystywany do zbierania zanonimizowanych statystyk odwiedzin. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje ustawienia w module ustawień cookies dostępnym w stopce każdej strony.

Nazwa	Typ	Czas przechowywania
velnora_session	niezbędny	sesja przeglądarki
velnora_consent	niezbędny	12 miesięcy
velnora_pref	preferencyjny	12 miesięcy
velnora_analytics	analityczny (po zgodzie)	13 miesięcy

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców, z których korzystamy, w tym Vercel Inc. oraz Google Ireland Limited w zakresie infrastruktury powiązanej z podmiotami z grupy w Stanach Zjednoczonych, może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej, które zobowiązują odbiorcę danych do stosowania poziomu ochrony porównywalnego z wymaganym w Unii Europejskiej. Nie przekazujemy danych do państw trzecich w celach marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej. Kopię zastosowanych zabezpieczeń umownych można uzyskać, kontaktując się z administratorem danymi kontaktowymi wskazanymi w niniejszym dokumencie.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych, w tym szyfrowanie połączenia za pomocą protokołu TLS, ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych oraz regularne przeglądy uprawnień dostępowych. Dostęp do systemu zamówień posiadają wyłącznie pracownicy i współpracownicy zobowiązani do zachowania poufności na podstawie umów lub przepisów wewnętrznych. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa, który mógłby powodować wysokie ryzyko naruszenia praw osób fizycznych, administrator poinformuje osoby dotknięte incydentem oraz właściwy organ nadzorczy w terminach określonych w art. 33 i 34 RODO. Regularnie aktualizujemy oprogramowanie wykorzystywane do obsługi strony w celu ograniczenia ryzyk technicznych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywołuje wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa, o którym mowa w art. 22 RODO. Dane zbierane w plikach cookies analitycznych, o ile użytkownik wyrazi na nie zgodę, wykorzystywane są jedynie w formie zagregowanych, zanonimizowanych statystyk dotyczących sposobu korzystania ze strony i nie służą do budowania zindywidualizowanych profili użytkowników. Formularz zamówienia nie wykorzystuje mechanizmów automatycznej oceny wiarygodności klienta. Każde zamówienie jest weryfikowane telefonicznie przez pracownika przed wysyłką.

11. Reklamacje, skargi i kontakt z administratorem

Pytania i zgłoszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres [email protected], telefonicznie pod numerem +48 22 384 72 01 w godzinach Poniedziałek–Piątek 9:00–17:00 lub pisemnie na adres siedziby spółki. Staramy się odpowiadać na zgłoszenia w terminie do 14 dni kalendarzowych od ich otrzymania, a w sprawach wymagających dodatkowej weryfikacji w terminie do jednego miesiąca zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO. Niezależnie od kontaktu z administratorem, każda osoba ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skarga może zostać złożona, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

12. Rejestr zmian dokumentu

Dokument podlega okresowym przeglądom w celu zapewnienia jego zgodności z obowiązującymi przepisami oraz praktyką przetwarzania danych. Poniżej przedstawiamy historię istotnych zmian wprowadzonych w treści polityki prywatności od momentu jej pierwszej publikacji.

Data	Zakres zmiany
12 marca 2026	Pierwsza publikacja polityki prywatności strony velnora.world.
30 czerwca 2026	Aktualizacja listy podmiotów przetwarzających dane oraz doprecyzowanie okresów przechowywania.
18 sierpnia 2026	Rozszerzenie sekcji dotyczącej praw użytkowników oraz przekazywania danych poza EOG.